کار با یک سازمان دولتی معمولاً یک سری رویه‌های یکسان و البته هزینه‌بری دارد که عدم اندازه‌گیری آن سبب تحمیل هزینه‌های پنهان به کسب‌وکار می‌شود. این دغدغه‌ی خود من بود. تصور کنید برای اجرای یک پروژه N تومانی باید این مراودات انجام می‌شد:
ارسال پروپوزال
مکاتبات برگزاری جلسه
ارسال پیش‌فاکتور
ارسال مدارک حقوقی شرکت
ارسال پیش‌نویس قرارداد
ارسال اصل قرارداد
ارسال ضمانتنامه بانکی
ارسال فاکتور
ارسال نامه دستور پرداخت فاکتور
ارسال مکاتبات پرداخت
ارسال نامه بیمه
درخواست مفاصاحساب
ارسال درخواست تسویه
ارایه‌ی مفاصاحساب بیمه قرارداد
ارسال نامه‌ی آزادسازی ضمانتنامه
و...
این وسط کافی بود که اصلاحیه‌هایی هم باشد همه‌ی اینها باز مجدد تکرار می‌شد و حداقل ده‌ها و شاید قریب صدها نامه‌ی کاغذی و ایمیلی با ایاب و ذهاب، این وسط رد و بدل می‌شود. محاسبه‌ی نرخ این مکاتبات و هزینه‌ای که از نظر ارسال و دریافت و زمان تلف شده روی دست مجریان می‌گذارد کاری است که باید برای آن فکری کرد.
در سرویس دسک پلاس که یک ابزار پیاده‌سازی ITIL است توانستم برای خودم این موضوع را کاملاً اندازه بگیرم یعنی اندازه‌گیری نرخ مکاتبات با هر کارفرما، زمان و هزینه‌ی تحمیل شده. تا بتوان برای نمونه‌ی مشابه و یا برای تمدید در سال آینده بهترین پیشنهاد قیمتی را ارایه نمود. به‌نحوی که نه سیخ بسوزد نه کباب!
علاوه بر آن نقشه‌ی روابط این مکاتبات همگی دید بسیار وسیعی به خودم داد تا بهترین تصمیم را بگیرم.
یکی از چالش‌هایی که اکثر شرکت‌ها و کسب‌وکارها با آن درگیرند صدور و پیگیری همین چیزهای کاغذی با کارفرماست که بعنوان هزینه‌های پنهان، اثر بسیار محسوسی روی درآمد حاصله از اجرای پروژه می‌گذارد که در ابتدا بچشم نمی‌آید اما حین و بعد از پروژه می‌شود دید که چقدر اینها می‌توانند آزاردهنده و هزینه‌بر باشند. واقعاً بدون اندازه‌گیری نمی‌شود مدیریت کرد!
www.Soroushane.ir
