پروپوزال چیست و تفاوت RFI با RFP

معمولا همه کسب و کارها در هر صنعتی که باشند در جلسات نخست یک درخواست از مجری دارند و آن ارایه پروپوزال است پیش از ورود به اولین مذاکره با یک کارفرما و یا پس از اولین مذاکره، مالکان کسب و کارها برای نحوه پاسخ شما به ارایه خدمت یا محصول درخواست شده، نیازمند یک سند اطلاعاتی هستند که نام این سند بطور تخصصی RFI هست یک طرح اولیه! یعنی آنها میخواهند مجاب شوند که شما چه چیزی برای ارایه دارید؟ چه کسی هستید؟ چطور کار میکند؟ چه فرایند، زمانبندی تخمینی و چه مزایای و معایبی را میخواهید ارایه کنید این در حقیقت یک نوع سند ارزیابی شماست.

RFI در درجه نخست، فقط یک طرح اولیه چیزی شبیه پیرنگ داستان، یا طرح اولیه نقاشی شده یک مدل خودرو است!

RFI به معنای درخواست اطلاعات[۱] است. این نوعی پیام است شبیه" سلام، جهان!" که توسط مشتریان بالقوه به منظور فروش اطلاعات بیشتر در مورد صنعت و خدمات به فروشندگان ارسال می شود، اما هنوز نباید به عنوان درخواست پیشنهادی (RFP) یا درخواست پیشنهاد قیمت (RFQ) در نظر گرفته شود.

به‌عبارتی شما برای تبدیل یک مشتری بالفعل به بالقوه باید ۳ گام بردارید:

۱- ارایه اطلاعات(RFI)

۲- ارایه پیشنهاد (RFP)

۳- ارایه قیمت (RFQ)

فرض کنید می خواهید سیستم پخش مویرگی را  در دو صنعت نفتی و لوازم التحریر ارایه کنید و یا طراحی یک وب سایت و یا لوله کشی ساختمان مشتریان مختلفی را انجام دهید. به نظر شما مزایا، معایب، معرفی سیستم، توانایی‌های شما، امکانات، تکنولوژی های مورد استفاده و.... در گام نخست برای آنها متفاوت است!؟ قطعا خیر زیرا هر صنعت متفاوتی که با هر نوع ساختاری هم که باشد به محصول شما نیاز دارد بنابراین ارایه اطلاعات اولیه اینجا فقط مهم است نه نحوه اجرا و نه قیمت! اگر سیستم پخش مویرگی شما یک نرم افزار باشد برای همه آن صنایع صرفا یک معنی می دهد و آن اینست که خروجی مورد نظر برایشان داشتن یک سیستم مویرگی است اگرچه نتیجه متفاوت است! نتیجه یعنی حاصل وانتظارات برآورده شده از آن خروجی! مثلا برای صنعت نفت ممکن است نتیجه مورد نظر، بومی سازی و استفاده از ابزارهای بومی در داخل باشد اما برای لوازم التحریر فروش بیشتر باشد! چه در صنعت نفت، باشید چه خودرو و چه غذا و... در هر صورت ماهیت کلی اکثر RFI ها در همه زمینه مورد نظر فعالیت صنایع شبیه به همند.

کارفرمایان در جلسات اولیه در حال ارزیابی شما بعنوان ارایه کننده محصول/خدمت هستند و بهترین و سریعترین راه ارایه RFI است که معمولا به آن پروپوزال هم می گویند....

RFI  توسط فروشندگان و مجریان تولید می‌شود و توسط کارفرمایان و مشتریانی مورد استفاده قرار می گیرد که تجربه چندانی در زمینه طیف خاصی از ویژگی های یک خدمت یا محصول و یا به طور کلی یک بازار را ندارند، یا آن دسته از مشتریانی که می دانند که نیازمند یک سرویس خاص هستند اما قبل از هرگونه اقدامی خواهان کسب اطلاعات بیشتری هستند تا بازار، مجریان و فروشندگان و ارایه دهندگان خدمات مورد نظر را بهتر بشناسند در حقیقت در مرحله دریافت RFI ، مشتریان در قبال فروشنده هیچ تعهد خریدی ندارند: صرفا آنها ابراز علاقه کرده و فقط میخواهد ضمن کسب اطلاعات شناخت درستی از بازار و شما بعنوان ارایه دهنده خدمت به دست بیاورد که اگر مورد پسند بود این می تواند منتج به ارایه RFP شود. در این نوع سند جزئیات بیشتر و مورد نظر مشتری درج می‌شود که معمولا پس از جلسه اول و یا پس از اولین جلسه مقدماتی ارایه می گردد..

هدف از ارایه RFI:

• معرفی بازار به کارفرما
• معرفی توانایی اجرایی مجری به کارفرما
• معرفی محصول یا خدمت
  با درج قابلیت ها، مزایا معایب و ریسک ها به کارفرما
• افزایش تاثیر مثبت در ذهن کارفرما
• شفاف سازی
• اطمینان از درک نیازمندی کارفرما و طرح راهکارهای مجری

یافتن یک ساختار منسجم و الگوی خوب RFI به شما کمک می کند تا تمام اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری در مورد همکاری‌های بالقوه با مشتریان جامعه‌ی هدف را جمع آوری کنید عوامل زیادی وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد و انجام یک مقایسه هوشمندانه و یکدست و ارزیابی برای یک روند بهتر ضروری است.

اما RFP چیست!؟

RFP یعنی درخواست پیشنهاد[۲] و اغلب پس از ارسال RFI مطرح می شود که می تواند یک پیام یا سندی دقیق‌تر و روشن‌تر باشد که با جزئیات بیشتری چالش ها، کلیه نیازمندیها و اهداف تجاری کارفرما را پوشش می‌دهد. این نوع سند باید براساس نیاز و مشکلات واقعی در کسب و کار، تدوین شود و باید اطلاعات خاص لازم برای تهیه یک راه حل متناسب را به فروشندگان ارائه دهد. در حالی که RFI بیشتر "ثبت علاقه" یک بازار است، RFP می تواند بطور شفاف نیازهای کارفرما را برطرف کند ضمن اینکه به هر دو طرف کمک می کند تا درک و شناخت کامل و بهتری از یکدیگر داشته باشند اینجا هم اگرچه تعهدی به پای کارفرما جهت خرید محصول یا خدمت از مجری نوشته نمی شود اما یک قدم مشتری را به خرید محصول یا خدمت به خودتان نزدیک کرده اید در RFP جزئیات کارها و اقداماتی مطرح می‌شود که معمولا پس از برگزاری چندین جلسه و گفتگو با مشتری حاصل شده‌است..

هدف از ارایه RFP:

• شناخت دقیق تر بازار و کلیه ارایه دهندگان آن خدمت/محصول به کارفرما
• ارایه ریز نیازمندیها و تحلیل و برآوردها
• افزایش سطح ذهنیت مثبت در کارفرما
• شفاف سازی بیشتر
• اطمینان از درک صحیح چالش ها و راهکارهای ارایه شده عملیاتی بطور مکتوب
• برآورد و محاسبات تخمینی مالی
• برآورد و محاسبات تخمینی زمانی
• اهداف حاصل شده نهایی

برای درک دقیق تفاوت این RFI با RFP شاید این مثال عاشقانه! خالی از لطف نباشد...

فرض کنید عاشق دختری شده اید! و می‌خواهید با او ازدواج کنید، اولین کاری که می‌کنید معرفی خودتان و ارایه یک پیشنهاد ازدواج است و عرفا و شرعا یک خواستگاری رسمی می تواند تعریف درستی از مفهوم RFI باشد در تکمیل این سناریو اگر فرض کنیم آن دختر خانم خواستگاران بسیاری داشته باشد به این معناست که او RFI های زیادی دریافت کرده که در حال مطالعه، بررسی و شناخت اولیه از آنهاست در اینجا هرچقدر RFI شما زیباتر، قدرتمندتر و با تمرکز بر خواسته‌ها، احساسات، انتظارات و توقعات او نوشته باشد او به یقین حس می کند که شما درک بیشتری از انتظارات یک خانم دارید! و اندکی روی شما ممکن است ریزبین‌تر شود... بنابراین اگر کسی مثل شما چنین RFI زیبایی ارایه نکرده باشد به احتمال زیاد کاندید ارایه RFP هم خواهید شد این یعنی اگر ایشان از شما تقریبا خوشش آمده باشد دعوت به جلسات شناخت بیشتر می کند که می‌تواند منجر به قرارهای ملاقات خانوادگی یا فردی و حتی یک انگشتر نشان هم باشد! اگرچه از میان دهها RFI فقط چند مورد و شما را برای بررسی دقیق‌تر انتخاب کرده اما این به منزله انتخاب نهایی شما و شروع‌کردن یک "پروژه زندگی مشترک" نیست! حتی اگر به RFP هم منتج شود( جلسات و قرارهای بیشتر و یا حتی یک حلقه نشان!) باز هم به منزله‌ی ازدواج‌کردن او با شما نیست زیرا او چه در زمان دریافت RFI و چه در زمان دریافت RFP هیچ تعهدی رسمی به آغاز کردن پروژه زندگی مشترک با شما را ندارد... فراموش نکنید تا چیزی بعنوان پیشنهاد نهایی( ارایه قیمت یا ارزش RFQ) مطرح نشود و منجر به عقد قرارداد رسمی روی کاغذ نگردد هرگونه تعهد شفاهی و ضمنی و یا عاطفی محتمل شکست است!

 حال همین سناریو را به خریدار و فروشنده و یا به مجری و کارفرما تعمیم دهید- نتیجه همین است...

مهم است که پیش از برگزاری اولین جلسه مذاکره حضوری و یا پس از آن و یا حتی پس از دریافت ایمیل یا تماس تلفنی کارفرما، یک RFI به او بدهید تا یک شناخت اولیه از شما و محصول یا خدمت شما بدست بیاورید و در نهایت او پس از بررسی اولیه چنانچه درخواست جلسات بیشتری کرد در آنصورت RFP را ارایه کنید و در آخر پیشنهاد قیمت خود را با RFQ مطرح کنید. شکی نیست اکثر مشتریانی که تا این مرحله پا به پای شما آمده‌اند احتمال بسیاری زیادی‌است که از شما خرید کنند و شما را انتخاب نمایند!

در کنار مفاهیم RFI و RFP مفهوم دیگری هم بنام RFQ ( درخواست پیشنهاد قیمت) هم باید مد نظر داشته باشید زیرا قیمت معمولا تمام‌کننده همه چیز است! اگر شما پس از دلبستگی بسیار و قرارهای فراوان دل دختر خانم را بدست آورده‌اید همین‌که بداند چیزی برای عرضه ندارید یا ارزش(قیمت) زندگی مشترک را ندارید قید شما را خواهد زد. اگرچه هر سه نوع سند ارایه شده را بخصوص در ایران پروپوزال می نامند اما از نظر هدف نهایی و محتوا با هم متفاوت هستند به این توضیح که دقت کنید یک RFP تکمیل کنننده یک RFI است این یعنی در گام نخست یک RFI هست که ذهن کارفرما را با جزئیات کامل‌تر جهت دریافت یک RFP مهیا می کند و پس از تسخیر ذهن او پیشنهاد قیمت RFQ مطرح است که با چانه‌زنی نیز همراه خواهد بود اما این یعنی اگر ارزش کار شما همین باشد، شما انتخاب شده‌اید! ودر نهایت با صدور فاکتور یا عقد قرارداد، فروش محصول یا خدمت شما آغاز می‌گردد. سندهای فوق باید به گونه ای تولید گردد که دقیقا معرف کیفیت کار و خدمات شما و در نهایت نیازمندی و نتیجه‌ی مورد انتظار کارفرما باشد!

پس نهایت دقت، زیبایی را در تولید پروپوزال داشته باشید.

نمونه های موفقی این نوع پروپوزال‌ها بصورت ترکیبی و یکپارچه را می توانید در لینک زیر ملاحظه فرمایید

 https://www.kazio.ir/Business-Plan 

[۱] Request For Information

[۲] Request For Proposal