احمق با یک ابزار، هنوز احمق است!
این جمله معروف "گریدی بوچ" مهندس نرم‌افزار آمریکایی است، بوچ به خاطر فعالیت بر روی زبان مدل‌سازی یکپارچه معروف است. وی همچنین در عرصهٔ بین‌المللی به خاطر کارهای نوآورانه‌اش در معماری نرم‌افزار، مهندسی نرم‌افزار و محیط توسعه مشارکتی چهره‌ای شناخته‌شده هست. بوچ یک روش توسعهٔ نرم‌افزاری به نام روش بوچ ایجاد کرد که در کتاب طراحی و آنالیز شی‌گرا خود معرفی شد. او برای ساده کردن کدها، اضافه نمودن کلاس‌ها را توصیه نمود. روش بوچ روشی است که در مهندسی نرم‌افزار استفاده می‌شود. این روش یک زبان مدل‌سازی شی و اسلوب‌شناسی است که به‌وفور در طراحی و آنالیز شی‌گرا استفاده شده‌است؛ اما قصد ما تعریف روش بوچ نیست بلکه پرداختن به جمله بسیار زیبایی اوست که "
احمق با یک ابزار، هنوز احمق است". اگرچه این این امر یک امر مطلق نیست اما بی شک یک ابزار هر چقدر هم تمام و کمال باشد باز برای کسی که نادان است ابزار کارآمدی نخواهد بود و مصداق همین عبارت یک احمق با یک ابزار هنوز هم احمق است را تداعی می‌کند. این بحث به نیت تخریب کسی و یا اسائه ادب نیست! ذکر یک نکته بسیار کلیدی در ارتباط با فناوری و زندگی در زندگی حرفه ای ما در سازمان است!
اما این عبارت در حوزه فناوری و بخصوص در کلیه سازمان ها چه مفهومی دارد؟
هر نرم‌افزاری که در سازمان شما پیاده‌سازی می‌شود باید یک فرآیند کسب‌وکار را فعال کند و یا بهبود دهد. متأسفانه بسیاری از مردم به‌اشتباه بر این باورند که نرم‌افزار و یا فن‌آوری، خود، تماماً راه‌حل است، درحالی‌که درواقع، فنّاوری در بهترین حالت ۱۰ درصد از ارزش این معادله است و ۹۰ درصد دیگر بر اساس عامل انسانی است. پس بیشتر از آنکه ارزش چنین معادله‌ای را بخواهیم اندازه بگیریم به‌واقع متوجه می‌شوید که سهم فناوری خیلی ناچیز است.
بی‌تردید داستان‌های بسیاری از پروژه‌ها و یا ایده‌های فناوری شنیده‌اید که ناموفق بوده است یکی از دلایل مهم در شکست انواع پروژه‌های فنّاوری در جهان نیز همین موضوع است که تولیدکنندگان و یا ارائه‌کنندگان، صرفاً با تکیه‌بر پایه فناوری می‌خواستند به موفقیت برسند و برعکس فیس‌بوک، اینستاگرام، سیستم‌عامل ویندوز و ده‌ها مورد دیگر تنها با عامل انسانی توانستند به موفقیت روزافزون برسند. اگرچه همواره کاربرپسند بودن و استفاده آسان سبب ترغیب استفاده عامل انسانی از فنّاوری می‌شود اما نیاز و استفاده انسانی باید دقیقا به دنبال راهکار فناوری مرتبط باشد. پس تمام و کمال بودن یک نرم‌افزار، دلیل بر پیاده‌سازی و استفاده ۱۰۰% از آن در سازمان نمی‌شود.
دانستن این که ۷۰ درصد از پیاده‌سازی‌های فناوری ناکام می‌شوند، اصلا جای تعجب ندارد. به‌عبارت‌دیگر در سازمان ها، از هر ۱۰ برنامه‌ای که نصب‌شده‌اند ۷ برنامه عملاً بلااستفاده می‌ماند و شرکت‌ها میلیون‌ها تومان برای خرید آن‌ها صرف می‌کنند، درحالی‌که سالی یک‌بار استفاده نمی‌شوند و یا فقط از بخش بسیار کوچکی از آن استفاده می کنند! درباره منابع هدر رفته و نرم افزارهای بلا استفاده یا کم استفاده نگاهی بیندازید و صحبت کنید. خودتان متوجه خواهید شد...
اکثر سازمان ها دنبال کامل‌ترین ابزار راه‌حل نرم‌افزاری هستند درحالی‌که آن‌ها با بدیهی‌ترین فعالیت‌های منسجم انسانی بدون نرم‌افزار هم غریب هستند! این موضوع دردناک را در ابزار پیاده‌سازی ITIL به‌وفور دیده‌ام، به‌واسطه ارائه دمو و آموزش‌های سرویس دسک به اکثر سازمان های کشور مراجعه کردم و شاید باور نکنید که بیش از ۶۵% آن‌ها به دنبال نرم‌افزارهای مدیریت خدمات انفورماتیک با بیش از ۱۵ فرایند ITIL هستند نظیر ماروال و... هستند درحالی‌که هنوز دقیقاً نمی‌دانند که اولین نیاز خود را در اولین ماژول مدیریت خدمات یعنی مدیریت حوادث چگونه باید پیاده‌سازی و استفاده نمایند!
چگونه این اتفاق می‌افتد؟ در اغلب موارد، مدیران شرکت‌ها و یا کارشناسان درباره یک نرم‌افزار جدید می‌گویند و شبیه کلاغ‌هایی که به دنبال داشتن اشیا براق و زیبا هستند آن نرم‌افزار را هم به‌عنوان "یک‌چیز براق " می‌بینند؛ که می‌خواهند داشته باشند ولو به هر قیمتی! آن‌ها از ارائه‌دهنده و فروشندگان نرم‌افزار می‌پرسند "ما شنیده‌ایم که یک ابزار عالی دارید آیا با آن می‌توان در سازمان یک انقلاب و دگرگونی به پا کنیم!؟" مطمئناً در این حال انواع فروشندگان باواسطه‌های مختلف، نرم‌افزارهای چند صدمیلیونی را به‌سادگی به آن سازمان می‌فروشند چون آن سازمان به دنبال یک ابزار عالی است!
زنگ ها و سوت های فریبنده در حال گول زدن ما هستند. البته هیچ قصوری از ارائه‌کننده نرم‌افزار نیست بلکه باید بدانید که دروغ، کلاهی است که دیگری بر سر شما می‌گذارد و فریب، کلاهی است که خودتان به سرخودتان می‌گذارید در اینجا نیز یک ارائه‌کننده به شما دروغ نمی‌گوید چراکه تمامی قابلیت های نرم‌افزار را به شما عرضه می‌کند اما اینجا شما فریب می‌خورید به خاطر آنکه می‌خواهید سرخود یا سازمان کلاه بگذارید که این دقیقا همان چیزی است که می‌خواهید که درواقع این‌گونه نیست! فراموش نکنید که اثربخشی و سودمندی یک ابزار بستگی به اعتبار اطلاعات موجود و نحوه برخورد شما با آن دارد. داشتن یک وسیله عالی، همیشه عالی است، اما به یاد داشته باشید که فهم نیاز و استفاده درست، معنای عالی بودن یک وسیله را برای شما مشخص می‌کند.
نرم‌افزار عالی چه نرم‌افزاری است؟
هیچ نرم‌افزاری، عالی نیست! عالی، صفتی است که شما پس از استفاده به آن نرم افزار می چسبانید! یک نرم‌افزار علاوه برداشتن طیف قابلیت‌ها، امکانات، هزینه، خدمات پشتیبانی، خدمات پس از فروش و.. باید بر اساس نیاز ما باشد تا به‌درستی پیاده‌سازی و به‌درستی هم مورداستفاده قرار بگیرد در آن صورت می‌شود یک نرم‌افزار عالی! در غیر این صورت با دنیایی قابلیت و فنّاوری روز و هزاران ویژگی، نمی‌تواند مفهوم عالی بودن را برای شما یدک بکشد.
تصور کنید برای کوبیدن میخ به دیوار، به یک نادان بهترین چکش دنیا را بدهید زمانی که دقیقا نداند و یا نخواهد که چگونه از آن استفاده کنند هنوز هم یک نادان باقی می‌ماند...
بنابراین اگر فنّاوری پاسخ نباشد، پس چه چیزی است؟
پاسخی که واقعاً چالش های سازمانی را حل می‌کند و فرایندهای کسب‌وکار را به وجود می‌آورد، شامل سه بخش می‌شود که وقتی به‌درستی در همکاری انجام شود، به کسب نتایج خوب در طولانی‌مدت، منجر می‌شود:
-
قبل از تهیه هرگونه نرم‌افزار، طراحی فرایند کسب‌وکار را مستقیماً بررسی کنید.
اولین قدم به‌سوی اجرای فن‌آوری هوشمند این است که روشن شود که چه اطلاعاتی واردشده است و چه تحلیلی می‌آید که هیچ ارتباطی با نرم‌افزار ندارد. این فرآیند طراحی کسب‌وکار نامیده می‌شود. متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها نتوانستند فناوری را با فرآیندهای خودشان هماهنگ کنند. این به این دلیل است که برخی از شرکت‌ها فرایندی ندارند، درحالی‌که برخی، فرایندهای اعلام‌شده دارند (آن‌هایی که در مورد آن‌ها صحبت می‌کنند) و فرآیندهای اورژانسی (آن‌هایی که واقعاً انجام می‌دهند!). پس باید بدانید که فرایند کسب‌وکار چطور است و چطور طراحی می‌کنید؟
یک فرآیند، مانند یک دستور است. شبیه یک دستورالعمل خوب برای درست کردن نیمرو! اگر شما کاری را بیش از دو بار در سازمان انجام می‌دهید، باید برای آن‌یک فرآیند تعریف کنید. پس از انجام این کار، باید به بهبود آن ادامه دهید. در غیاب یک فرآیند تعریف‌شده و مستند، اقدامات بعدی عملیات تجربی است. طراحی فرآیند، سرمایه‌گذاری است که به‌راحتی قابل‌درک است.
بنابراین پیش از تهیه و اجرای هرگونه نرم‌افزاری، فرایندهای کسب‌وکارتان را شرح دهید و موارد زیر را تعریف کنید:
- آیا وقت آن رسیده که ما برای فرایندهای خود نرم‌افزاری باید تهیه کنیم؟
- آیا برای این نیاز نرم‌افزاری هم در بازار هست؟!
- ما از نرم‌افزار چه می‌خواهیم؟
- چگونه این نرم‌افزار به‌طور روزانه در سازمان ما مورداستفاده قرار می‌گیرد؟
- این ابزار بر روی کدام فرآیندهای کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد؟
- چه کسی از نرم‌افزار استفاده خواهد کرد؟
- چه کسی دارای اختیار تصمیم‌گیری درباره تولید اطلاعات و نرم‌افزار است؟
- چه کسی مسئول ورود اطلاعات موردنیاز و اطمینان از صحت آن خواهد بود؟
- چه کسی داده‌ها را دریافت می‌کند و بر اساس آن عمل می‌کند؟
- چگونه داده‌ها، ما را از تصمیمات کسب‌وکار در آینده مطلع می‌کنند؟
بهتر است که شما در طراحی فرآیند کسب‌وکار و نحوه پیروی از نرم‌افزار، بهترین نتایج خود را داشته باشید.
-
فنّاوری مناسب را انتخاب کنید.
هیچ شرکتی نمی‌تواند کارهایی که به آن نیاز دارد را بدون فن‌آوری، بتواند به‌خوبی انجام دهد، بنابراین یک نوع فنّاوری مناسب لازم است. همه ما به ابزار نیاز داریم اگر مرحله اول را انجام داده‌اید، شما یک تصویر واضح از کسب‌وکار خوددارید و اینکه چگونه نرم‌افزار جدید باید نقش داشته باشد. اکنون زمان آنالیز گزینه های نرم‌افزاری خود را بررسی کرده و یکی از آن‌ها را که فرآیندهای کسب‌وکار شمارا تکمیل می‌کند انتخاب می‌کند و نتایجی را که شما مشخص کرده‌اید ارائه می‌دهد.
در این حال این پرسش برای انتخاب ابزار متناسب با نیاز شما اهمیت پیدا می‌کند:
- نرم‌افزار چگونه کار می‌کند؟
- فرایندهای ما را چطور پیاده‌سازی و اجرا می‌کنند؟
- هزینه آن چقدر است؟
- خدمات پشتیبانی آن چگونه است؟
- رقبای آن کدام است؟
- مجوز استفاده یا لایسنس آن چگونه است؟
- خدمات پس از فروش آن چیست؟
- از چه فنّاوری در نرم‌افزار استفاده‌شده؟
- مهم‌ترین مزایای آن نسبت به رقبا کدام است؟
- فروشنده و یا ارائه‌کننده آن کیست؟
- مجوزات و گواهینامه های آن کدم‌اند؟
- چگونگی پیاده‌سازی آن در یک نمونه سازمان مشابه چطور بوده است؟
-
ابزار را به سازمان بیاورید.
تا سریعاً جذب و در کوتاه‌ترین زمان قابل ارزش‌گذاری شود. این مرحله، کلیدی‌ترین و مهم‌ترین مرحله است که فاکتور انسانی بر نحوه تأثیر آن در سازمان، اجرای فناوری جدید و ایجاد یک تغییر بزرگ، مؤثر است. متأسفانه امروزه بسیاری از شرکت‌ها به‌سادگی کار نصب را انجام می‌دهند؛ اما "نصب" که به معنی "قرار دادن چیزی در محل" است بسیار متفاوت از "پیاده‌سازی" است، که به معنی "قرار دادن چیزی در عمل است." داشتن یک ماشین جدید خوب است، قرا دادن ماشین در پارکینگ خانه خوب‌تر! اما اگر شما نتوانید " این خودرو را برانید، ارزش زیادی ندارد."
پیاده‌سازی‌ها اغلب شکست می‌خورند زیرا شرکت‌ها برگ خرید انسان را فراموش می‌کنند. در حقیقت، در اغلب تغییرات، عوامل انسانی بیشترین خطر را برای سودآوری درازمدت دارند و این برگ خرید انسانی یک سکه‌ای دو رو است که یکروی آن پیاده کنندگان و یکروی آن را کاربران و استفاده‌کنندگان هستند که نقص هرکدام می‌تواند سبب شکست در پیاده‌سازی شود.
چرا تغییر خیلی دشوار است؟
بسیاری از افراد از روال شکایت می‌کنند اما هرگاه برای مشکل روال، راهکاری ارائه می‌شود بازهم مقابله می‌کنند و آن راهکار را هم ناکارآمد می‌دانند آن‌ها شکایت از روال را در بوق و کرنا می‌کنند اما به‌محض وجود یک راه‌حل، کنار می‌کشند این‌ها در حقیقت فقط به دنبال جلب‌توجه هستند چراکه می‌دانند یک تغییر، یعنی روال آرامش فعلی را به هم زدن! و آن‌ها از به هم زده شدن این روال احساس خوبی ندارند. تغییر، نیاز به حرکت از چیزی که ما می‌دانیم به آنچه هنوز نمی‌دانیم دارد. فرهنگ‌های سازمانی مانند مردم، ترجیح می‌دهند که باقی بمانند. به همین دلیل حتی تغییراتی که در کل ادارات یا سازمان ها انجام می‌شود، اغلب با مقاومت مخالفت می‌کنند.
پس چرا بااینکه یک تغییری تواند شانس موفقیت در برابر آن‌ها قرار دهد اما باز در اجرای تغییر مقاومت می‌کنند؟ پاسخ ساده است. ترس از آرامش فعلی!
پس خود تغییر دشوار نیست! بر هم زدن آرامش فعلی دشوار است!
اما فراموش نکنید تمام مشاغل باید مستقیماً تغییر کنند، بازارها به تغییر نیاز دارند؛ مشتریان، تغییر را تقاضا می‌کنند بنابراین، شما یا یک تغییر را تحریک می‌کنید یا به شما یک تغییر را پیشنهاد می‌کنند. دیوید نیلسون، یکی از مقامات اصلی در تغییر سازمان، می‌گوید بهتر است گروه خود را برای تغییر آماده کنید و پیاده‌سازی موفق داشته باشید، مطمئن شوید که شش مورد زیر را انجام می‌دهید:
- برای تغییر کسب‌وکار ارتباط برقرار کنید
- عوامل تغییرات داخلی (متحدان) و تعامل با آن‌ها را شناسایی کنید
- آموزش و پشتیبانی از عوامل تغییر را فراموش نکنید
- آمادگی پذیرش را به‌خوبی ارزیابی نمایید.
- از رفتار مؤثر تعریف و حمایت کنید
- اجرای طرح ارتباطی در مورد تغییر
به یاد داشته باشید، پیاده‌سازی شکست خواهد خورد، مگر اینکه زمان و منابع کافی برای فرآیند یادگیری اختصاص یابد. این شش مرحله تشکیل پایه‌ای از اجرای موفقیت‌آمیز است. پیام این مقاله کاملاً روشن است: فناوری فقط جوابگوی مشکلات سازمان نیست. بلکه، این‌یک قطعه مهم از پازل است، اما راه‌حلی جامع نیست که بسیاری از مردم آن را باور دارند. اگر فقط روی ابزار فناوری تمرکز کنیم، ممکن است احمق به نظر برسیم؛ اما اگر بر روی کسب‌وکار، ابزار و افراد درون سازمان تمرکز کنیم که از این ابزار استفاده می‌کنند، رهبران قدرتمندی خواهیم بود که نه‌تنها از فناوری به‌طور مؤثر استفاده می‌کند، بلکه همچنین سود قابل‌توجهی را در بهره‌وری حاصل می‌کند.در این حال به معنای واقعی یک شخصیت فهیم و دانا هستید.
هادی احمدی
