گزارش بگیرید اما گزارش‌سازی نکنید.
ناگفته پیداست که اساس مدیریت در اندازه‌گیری است. اندازه‌گیری هم برآمده از گزارش‌گیری است. ولی شوربختانه، آمارسازی و گزارش‌سازی جای آن را گرفته و به مانند آفتی است که از سیستم‌های اداری فاسد دولتی به اکثر کسب‌وکارهای خصوصی هم سرایت کرده.
طیف وسیعی از کارشناسان و مدیران جزء را می‌بینم که مدام درحال استخراج گزارشاتی هستند تا به مدیریت ارشد این را بگویند که چکار دارند می‌کنند و چقدر دارایی و تجهیزات و منابع در اختیار دارند. اما این گزارشات جز گزارش‌سازی بیهوده اثری ندارد.
×××
نیازی نیست دهان مدیریت ارشد را ببندید که کمتر به شما گیر دهد. هدف مدیری که نگاه ITIL دارد این نیست که بداند شما چقدر زیاد کار می‌کنید!
هدف این است که جلوی افزایش حجم فعالیت‌های ناخواسته و جلوی اتلاف منابع را بگیرد تا با راه‌حل‌هایی بتوان مدیریت زمان، انرژی و منابع را بهتر انجام داد.
همان‌طور که بارها گفتم خاصیت سیستم‌های مدیریت خدمات سازمانی یا ESM، تجمیع داده‌هاست و داده از طریق گزارش‌گیری تبدیل به اطلاعات می‌شوند اما اگر همین‌جا متوقف شوید پس هیچ کاری عملاً نکرده‌اید جز اتلاف بیهوده وقت و انرژی. ولی اگر اطلاعات حاصله را تبدیل به راهکار کنید به هدف نهایی نزدیک شده‌اید، یعنی همان بهبود مستمر.
شکی نیست بدون ارایه‌ی راهکارهای برآمد از اطلاعات گزارش‌گیری شده، عملاً هیچ بهبود مستمری نیز رخ نخواهد داد. مفهوم Continues Improvement حلقه‌ی طلایی از زنجیره‌ی ارزش خدمات است. اگر قرار باشد خدمت طراحی کنیم و فقط درگیرودار انجام فرایندهای آن خدمات باشیم هیچ ارزشی خلق نکرده‌ایم، حتی اگر این فرایندها همکنون به نحو احسن انجام شوند.
خلق ارزش، با بهبود روزافزون میسر می‌شود و سازمان‌هایی که پویا هستند بخوبی می‌فهمند که کی و کجا باید به این ارزش رسید.
Hadi Ahmadi [Soroush]
www.MedaNet.ir
